新益為6S咨詢公司概述：實物檔案最為高校教育教學活動的歷史見證者和承載者，直接反映了學校的發展過程。但隨著學校的發展，實物檔案數量眾多、形式各異以及不可復制性，使其在管理中遇到了不少的問題。當工業6S管理作用凸顯時，高校也將6S管理運用到了實物檔案管理中。

高校實物檔案6S管理

6S管理起源于日本，它是通過理順工作現場秩序以及培養人的良好習慣從而達到提高工作效率、提升人員基本素養的有效方法。將6S管理運用到高校實物檔案管理中，具體的辦法如下：

一、6S管理整理階段——全面收集、規范整理、合理分類

在工業企業的6S管理推進中，整理階段工作是將生產現場所有非必需品如廢棄物及私人物品清除出工作區，減少非必需品對存放環境造成的負擔，為塑造一個整潔有序的環境創造良好條件。針對高校實物檔案6S管理，整理階段的主要任務是收集、鑒定、整理分類。實物檔案的收集不同于其他門類檔案，主要采用日常收集和定時征集結合的方法，檔案管理人員在日常工作中，隨時隨地的接收登記，不定時在學校的各種媒體的新聞報道和網絡發布中獲取信息，掌握工作動態，有針對性地收集。同時，學校每年發布征集實物、史料檔案的通知，采取獎勵等方式在校內外征集有珍藏價值的實物檔案。

為保障實物檔案收集歸檔完整齊全，應把實物檔案的整理歸檔工作納人各部門院系的工作職責范圍。在實物的鑒定方面，要樹立精品意識，切忌過多過濫，盡量把具有典型代表性的具有查考利用價值的、具有珍藏價值、彰顯學校特色的實物檔案收集進檔案部門統一管理。對于只具有一般意義的實物檔案由涉及的單位以及個人保管，不必收集進檔案部門。整理實物檔案的工作內容是將凌亂的、孤立的、無序的實物檔案以件套為單位加以分類，6S管理整理的原則是保持實物原始特性、實物原有關聯性。實物檔案按外在形式分：獎杯獎狀類、字畫類、證書證章類、錦旗類、牌匾類、工藝品類（紀念品）、其他類等，對于體積大、展廳展示（長期不在檔案室）以及珍貴的實物檔案除了分類登記歸檔外，為便于檢索和利用，要建立與實物相關聯的照片檔案加以歸檔管理。

二、6S管理整頓階段一明確標識（編號、編目）、科學布局、合理裝具。

整頓工作的內容包括：以時期為綱，將整理分類后的實物檔案整齊排列，每一件套編一個檔號，檔號為實物類號一時間一件（套）號。這里僅以重要實物檔案的擺放為例，本館保存的珍貴實物檔案如林紓字畫等檔案中只保留照片，檔號為：字畫類一1903-01，實物檔案目錄項目設定與紙質檔案相同，設編號、題名、責任者、年代、存檔時間件套數量、存放地方備注等項目。

為了細化實物檔案的6S管理，要在實物上加以標簽，標識實物的總體情況，即附相應的文字說明，內容包括：檔號、授予或贈與單位（姓名）、接受時間、歸檔時間以及相應的文字介紹。用照片或復制品代替實物歸檔管理的，也要按照以上所述歸檔方法編檔號、目錄和排序，并在照片上貼標識注明實物的總體情況，應特別注意要保證實物與照片的序號等一一對應。由于實物檔案載體多樣、形狀大小不等，難以按統一的標準存放。因此，要針對實物的自然特征選擇合適的裝具存放，特殊實物存放要定制專用的柜架。實物的擺放要整齊有序，力避疊加存放。字畫類實物，要統一制作畫軸盒，證書類可整齊排列放置到檔案盒內，印章類可放置于檔案袋或專用印章模具內，珍貴的實物檔案如名人書畫、題詞等需用專門的具有安全防護的檔案裝具妥善保管。對于榮譽類的獎杯、獎狀、牌匾等要展開并有序排列放置在加裝玻璃門的專用柜內，紀念品、工藝品類實物要擺放在專門有玻璃防護的櫥窗式裝具柜內。通過6S管理整頓這個階段的工作，達到所保管的實物擺放有序，美觀又直觀，檢索目錄清晰，標識準確，在利用時可以用最短的時間取到所需的實物，大大的提高了工作效率。

三、6S管理清掃階段一清掃衛生、改善環境

6S管理中清掃階段工作的目的是鞏固整理、整頓階段的成果，清理、打掃生產現場及物品的衛生，包括看得見的地方和看不見的地方。應用在實物檔案管理中，清掃的工作就是使實物保存區域（庫房）的物品和環境都保持干凈整潔的狀態，具體包括：實物檔案的清掃和實物保存區域環境衛生的清掃。實物檔案收集存放后，長年累月不清理就可能會使其灰塵蒙面或者造成污損、脫落、腐蝕等現象，針對這種自然現象，要依實物載體的不同特點定期對其清掃和進行修復保養工作。對于印章、證件、獎品獎狀等要經常清理擦拭干凈，保證內容清晰可見；對于紀念品類（工藝品）有金屬材質的要定期檢查是否有銹蝕和污漬；對于錦旗字畫、橫幅等，針對字跡不明或有破損等情況要進行修補和定期保養，使之處于良好狀態。除此之外，針對存放實物的裝具、架柜以及周圍環境，要定期對其內外以及各個角落衛生進行清理，發現垃圾等衛生隱患要及時清除，切實達到工作現場物品完好，環境整潔、清爽。

四、6S管理清潔階段一保持管理效果，形成制度

6S管理中清潔階段是將前三個階段的工作內容固化，對三個階段中的方法、措施、手段加以提煉和總結，形成制度化標準化，達到管理規范、物品整潔、環境干凈舒適的狀態。實物檔案管理的總結歸納也體現在4S階段。要結合高校《檔案管理辦法》建立實物檔案管理規范，明確實物檔案收集的原則、歸檔范圍整理流程、保管和利用的登記制度；對保管實物檔案的區域或存儲裝備、輔助設備標示明確的責任者；同時，要建立與之對應的實物檔案巡查制度、監督檢查制度（存放在檔案庫房外的實物），并配套制定檢查表格和管理流程，使檔案管理人員日常巡查中清楚應該做什么、怎么做、做到什么程度；針對錦旗、重要價值物品、櫥窗玻璃以及照明燈具等的衛生清掃是難點，需制訂清掃規范和清掃時間等各項清掃標準。另外，要重點加強珍貴重要實物檔案的保養維護，要建立相應保養管理制度。通過4S清潔階段管理制度的強化執行，達到實物檔案6S管理在“堅持、維持、保持”中更加規范、有序，環境衛生更加整潔舒適。

五、6S管理素養階段一提高人員素養，形成風氣

素養是6S管理的精華之處，也是開展6S管理的最終目的，既培養人的工作主動性、服務意識和好的行為習慣。實物檔案管理中的素養主要包括管理人員的責任意識、業務能力和專業學術素養。在實物檔案管理中，作為代表學校的檔案人員，要有高度的工作責任心和服務觀念，日常工作中，要熟悉家底，了解需求，掌握規律，做到主動上門收集檔案、及時登記、準確利用。由于實物檔案的出現，檔案部門服務觀念和方式有較大轉變，在精神文明建設中發揮越來越大的作用，拉近了檔案與社會的距離。因此，針對各種利用需求的社會、校內的各類人群，檔案管理人員的服務態度、服務質量的提升也至關重要。同時，要加強業務知識學習，如探索合理收集實物檔案的途徑和工作方法，如何把實物檔案的保存管理工作做精做好等。除此之外，要提高工作的溝通和交流能力，加強組織與協調能力。在學術素養方面，要開闊視野，采取走出去、請進來，多渠道、多方面地參加與實物檔案相關的知識培訓，使其掌握歷史學、管理學等相關知識，從而促進高校實物檔案6S管理工作高效順利開展。

六、6S管理安全階段一加強安全防范，保持安全完好狀態

安全是6S管理中的重要內容，是各項工作開展的必要條件，它與以上五個階段的工作都有密切的聯系。因此，在實物檔案6S管理中，要把安全融人管理的每個環節，使實物檔案管理都建立在安全的前提下。為保證實物檔案工作在安全的環境下，一是要培養檔案管理人員的安全意識，時時刻刻都將安全放在第一位置，將安全隱患都消滅在萌芽狀態。另外，要杜絕檔案管理人的不安全行為，如錯位放置實物、隨意擠壓碰撞實物、不合理使用消防器材等行為；二是要加強檔案的安全防護工作。檔案管理人員要定期檢查實物的存放情況，發現破損、褪變或老化等應及時采取措施進行保護和搶救；三是要提升實物存儲環境的安全管理，防止存儲設備、輔助設備安全事故的發生。